Čas je najcennejší zdroj. Schopnosť využívať ho racionálne, urobiť viac za minimálny počet hodín, nestratiť sa v chaose multitaskingu a nájsť si čas na oddych — to všetko umožňuje metóda Pomodoro.
Ako táto metóda vznikla a čo s ňou majú spoločné paradajky?
Názov jednej z najúčinnejších metód riadenia času pochádza z talianskeho slova del pomodoro — paradajka, rajčina — ale nemá nič spoločné so zeleninou.
Koncom 80. rokov hľadal taliansky študent Francesco Cirillo spôsob, ako optimalizovať čas na domáce úlohy. Pomohol mu v tom jednoduchý kuchynský časovač v tvare paradajky. Francesco ho zakaždým nastavil na 25 minút a pracoval, kým zazvonil zvonček. Signál časovača ho informoval, že je čas na niekoľkominútovú prestávku. Mladý muž si všimol, že práca v 25-minútových časových intervaloch s 3 — 5 minútovými prestávkami mu pomohla efektívnejšie sa sústrediť na danú úlohu, štruktúrovať si čas, urobiť veľa práce a neprepracovať sa. Tieto časové úseky žartom nazval „paradajky“. Po cykle 4 „paradajok“ si dával dlhú prestávku, aby obnovil svoju výkonnosť.
Cirillo svoju metódu rozvinul do plnohodnotného systému a opísal ju v knihe „Metóda Pomodoro. Riadenie času, inšpirácie a koncentrácie“, ktorá sa stala svetovým bestsellerom. Vďaka svojej jednoduchosti a funkčnosti je táto technika prístupná každému. Je vhodná na organizovanie školení, pre pracovníkov na voľnej nohe a kancelárskych pracovníkov a na plánovanie každodenných domácich úloh.
Čo potrebujete na metódu Pomodoro?
Pre metódu Pomodoro boli vyvinuté rôzne online aplikácie, ale nie vždy je pohodlné neustále pozerať do telefónu alebo tabletu, takže najlepšou možnosťou je viesť si klasický papierový zápisník.
Oplatí sa mať samostatný „paradajkový zápisník“ alebo niekoľko zápisníkov na pracovné a domáce úlohy. Najvhodnejšie je používať zápisník formátu A5, s linkovaným, károvaným, bodkovaným alebo nelinkovaným papierom alebo bez neho, v závislosti od vašich preferencií. Je vhodné viesť záznamy gélovým perom a splnené úlohy označovať zvýrazňovačmi. Ak často upravujete zoznamy úloh, na poznámky môžete použiť obyčajnú ceruzku.
Ak písanie tabuliek rukou nie je vaším koníčkom, odporúčame vám zakúpiť si špeciálny zošit Leuchtturm1917 Change Journal, ktorý obsahuje 24 rôznych metód na plánovanie a zvyšovanie vlastnej efektivity vrátane techniky Pomodoro.
A samozrejme, budete potrebovať nejaký mechanický alebo elektronický časovač.
Ako implementovať metódu v praxi?
Prvým krokom je vytvorenie zoznamu úloh. Francesco Cirillo radí robiť to každý večer 20 minút, aby ste ráno mohli hneď začať.
- Na samostatnú stranu zošita si napíšte zoznam úloh. Potom ich rozdeľte do blokov podľa priority a zložitosti. Začíname najzložitejšími úlohami, ktoré si vyžadujú najviac času. Odhadneme, koľko práce môžeme urobiť za 25 minút, a vytvoríme „rajčiny“. Všetky malé úlohy by mali byť zoskupené do jedného bloku. Štandardný osemhodinový pracovný deň možno rozdeliť na 14 „paradajok“.
- Pripravte si zápisník. Rozdeľte stranu dvoma nakreslenými čiarami, vytvorte minibloky, ktoré označujú čas a zoznamy úloh. Uveďte čas úlohy začínajúci napríklad od 8:00 hod. Кожен «помідор» можна розфарбувати штрихами всередині міні-блоків.
- Nastavte časovač na 25 minút a začnite pracovať. Je mimoriadne dôležité, aby ste sa počas tohto času nerozptyľovali, pretože ľudský mozog je schopný maximálnej koncentrácie, keď vykonáva len jednu úlohu. Telefonáty, kontrola instantných messengerov, pitie čaju — to všetko môže počkať do prestávky. Snažte sa dokončiť len jednu úlohu za každých 25 minút.
- Keď zazvoní zvonček, označte si miesto, kde ste sa zastavili, značkou, aby ste mohli pokračovať po prestávke. Počas 5-minútovej prestávky je dôležité čo najviac odpočívať. Postavte sa, prejdite sa, zacvičte si, vypite si čaj, zapnite si hudbu.
- Po štvrtej „paradajke“ si dajte 20-30 minút prestávku. Splnené úlohy môžete preškrtnúť a farebným perom označiť „paradajku“, ktorú ste na nich strávili. Pokračujte, kým nedokončíte všetko, čo ste si naplánovali.
- Na konci dňa si urobte prehľad. Spočítajte všetky „paradajky, ktoré ste nazbierali“, analyzujte ťažkosti a rozptýlenia.
Aj keď na začiatku 25 minút nestačí na dokončenie plánovanej úlohy, alebo ak to trvá kratšie a zostáva niekoľko minút, nie je to problém. Techniku je možné prispôsobiť vašim individuálnym potrebám – predĺžiť alebo skrátiť časové úseky práce a odpočinku. V procese osvojovania metódy sa naučíte efektívne plánovať svoj čas.
Počas dňa sa môžu plány zmeniť, a ak vás niečo vyruší, môžete jednoducho označiť príslušnú položku – neskôr budete pokračovať tam, kde ste skončili. Aj keď autor metódy radí, aby ste najprv začali vypĺňať „paradajku“.
Napriek svojej pohodlnosti a jednoduchosti nie je metóda Pomodoro všeliekom.
Táto metóda je najvhodnejšia pre tých, ktorí môžu dlhodobo pracovať samostatne na úlohách, pracovať na diaľku alebo vykonávať rovnaký typ monotónnej práce. Zástupcovia kreatívnych profesií, ktorých produktivita závisí od inšpirácie a pocitu „prúdenia energie“, ako aj tí, ktorí pracujú v open space kancelárii a počas dňa neustále komunikujú s kolegami, zúčastňujú sa na stretnutiach, odpovedajú na telefonáty a správy, by mali používať úplne iné metódy plánovania.